Sentralarkiv/servicekontor har ansvar for å:

• Motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
• Opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
• Kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
• Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
• Kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
• Betjene utlån frå arkiv/depot
• Arkivering
• Journalføre eigenproduserte dokument
• Frankere utgåande post

Sakshandsamer har ansvar for å:

• Levere eller overføre personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring
• Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
• Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort
• All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak, Familia, Profil, Visma velferd, Visma enterprise, Visma PPI o.l.)
• Avskrive inngående og interne dokument som er handsama
• Levere fysiske originalar til sentralarkivet av alle avtalar, dokument til elevarkiv og personalarkiv i WebSak. I tillegg til og frå Profil og Familia.
• Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering. Sjå rutiner for sakshandsamar og leiar.
• Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama

Leiar har ansvar for å:

• Gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar.
• Gjennomføre offentleghetsvurdering.
• Sjå til at restanselister vert følgd opp.
• Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.