Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale og sakshandsamarar og leiarar

Sentralarkiv/servicekontor har ansvar for å:

  • Motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
  • Opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
  • Kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
  • Kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • Betjene utlån frå arkiv/depot
  • Arkivering
  • Journalføre eigenproduserte dokument
  • Frankere utgåande post

Sakshandsamer har ansvar for å:

  • Levere eller overføre personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
  • Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort
  • All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak, Familia, Profil, Visma velferd, Visma enterprise, Visma PPI o.l.)
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama
  • Levere fysiske originalar til sentralarkivet av alle avtalar, dokument til elevarkiv og personalarkiv i WebSak. I tillegg til og frå Profil og Familia.
  • Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering. Sjå rutiner for sakshandsamar og leiar.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama

Leiar har ansvar for å:

  • Gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar.
  • Gjennomføre offentleghetsvurdering.
  • Sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
Laster...