Utskriftsvennlig versjon

Skrivereglar

Det skrivne ord er ein viktig del av vårt ansikt utad. 
Den som mottek ei skriftleg henvending frå kommunen, anten i form av eit brev, ein epost, ei brosjyre eller eit anna dokument, dannar seg ei oppfatning av kommunen på dette grunnlag. 
Difor er det nødvendig med like skrivereglar for kommunetilsette.  Det kan hjelpe oss til å gje publikum eit klart og ryddig bilde av ein kommune som er korrekt og konsekvent i sin kontakt med omverda.

Fråversmeldingar i epost, skal innehalda informasjon om:

  1. Tidsrom for fråver.
  2. Kven som kan kontaktast ved fråver:
  3. Kontaktinformasjon i form av telefonnummer og epost (døme tlf 55081000, epost postmottak@austevoll.kommune.no)

Austevoll kommune skal framstå likt i sine malar.

Dette notatet er meint som ei rettleiing i korleis Austevoll kommune sine skrivne og trykte produkt skal framtre når det gjeld språk, redigering og utsjånad.

Ei einskapleg linje når det gjeld det skrivne ord og dokument gjev korrekt og tiltalande inntrykk på mottakarane.

Dei retningslinjer som vert sett skal følgjast. Då medverkar du til å gje våre brev og det skrivne dokument ei einskapleg utsjånad og til å gjera kontorarbeidet lettare for oss alle.

Layout / utfylling av registreringsbilde og bruk av tekstbehandlar i saksbehandlarsystemet WebSak.

Alle registreringsbilde skal  fyllast ut med stor forbokstav og små bokstaver i tekst, og vert overført likt til mal i Microsoft Word.

Skrifttypar.

Alle registreringsbilde og malar i WebSak har førehandsdefinerte skrifttype og storleik.  Desse skal ikkje endrast.

Skrifttype Times New Roman og font 12 skal nyttast i Austevoll kommune

Korleis skal ein sakstittel i Websak leggast inn

  • Kor – kva er hovudregel, der det ikkje er naturleg med kor, blir det bare kva.
  • D.v.s. kor = gnr/bnr, kva  = kva det gjeld t.d tiltak naust
  • Sakstittel skal beskriva saksinnhaldet så godt som råd
  • Ved saker som er unnateke offentlegheit skal tittelen vera nøytral, det vil seie at tittelen ikkje skal gjenspegla opplysningar som ikkje er offentlege.
  • sakstittel 1 skal ikkje innehalde namn
  • sakstittel 2 kan nyttast til namn
  • Dato i sakstittel skal skrivast inn t.d. 21.11.2008

 

Spesielle regler for oppretting av arkivsak i ulike arkivdelar

Arkivdel

Primær ordningsprinsipp

Sekundær ordningsprinsipp

Gradering

SAKSTITTEL

PERS

Fødselsdato

K-kode

Sjå eigne sak - og registreringsreglar

Til vanleg ikkje gradering.
Vitnemål/attestar skal graderast:P1§26.

Vurder gradering på søknad om permisjon/ev andre dokument (ev P1§13)

1.linje: Personalmappe

2.linje: Fornamn Etternamn

Sjå eigne sak - og registreringsreglar

ELEV

Fødselsdato

K-kode

Sjå eigne sak - og registreringsreglar

Alle arkivsaker

E, 3 §13

1.linje: Elevmappe

2.linje: Fornamn Etternamn

Sjå eigne sak - og registreringsreglar

GNR/BNR

GBNR xx/xxxx

F.eks GBNR 43/0014

K-kode

Sjå eigne sak- og registreringsreglar

Tilgangskode U, graderingskode må vurderast for kvar arkivsak

Gnr. xx Bnr. xxxx

F.eks Gnr. 43 Bnr. 0202 Storebø.

-Kva saka gjeld.

Sjå eigne sak - og registreringsreglar

Døme

på arkivsaker i arkivdel SAK (sakarkiv)

Selbjørn skule - Branntilsyn

Austevoll kommune - Arkivtilsyn

Korleis skal ein journalpost/dokumenttittel i Websak leggjast inn

Dokumenttittel skal i korte trekk skildra brevinnhaldet, og skal skrivast med stor forboksav og små bokstavar.

Her følgjer same prinsipp som sakstittel kor – kva, men skal beskrive brevet sitt innhald.

Døme:

Søknad om tilskot til barneteater

Tilbakemelding frå branntilsyn 12.04.08

Alle avsendarar og mottakarar skal registrerast inn slik namnet er.

Namneformat døme: Petter Olsen

Firmanamn skal skrivast inn slik som det er. Døme: Acos AS

Att: Skal skrivast i feltet att. døme: Petter Olsen

Vedlegg:

Skal ha ein kort eigen tittel som beskriver vedlegg.

 

Hovudregel på forkorting:

Bruk ikkje forkortingar når det ikkje er nødvendig.

Forkort aldri om det kan medføre tvil eller mistyding.

Forkortingar som kan brukast:

adr.- adresse
m.a. - mellom anna, mellom andre
bnr. - bruksnummer
ca - cirka
cm - centimeter
d.d. - dags dato
dm - desimeter
d.m. - denne månad
d.s. - det/den/de same
då. - dette år
edb/EDB - elektronisk databehandling
døme - eksempel, eksemplar
e.l. - eller liknande
etc. - et cetera, og så videra
t.d. - til dømes
f.o.m. - frå og med
f.t. - for tida
f.å. - førre år
gnr. - gardsnummer
inkl. - inklusiv
jnr. - journalnummer
kr - krone(er)
lnr. - løpenummer
m - meter
mfl. - med fleire
m.m. - med meir
mv. - med vidare
nr. - nummer
off. - offentleg, offisiell
o.l. - og liknande
osv. - og så vidare
ref. - referanse, referert
sign. - signatur, signert
tlf. - telefon
t.o.m. - til og med
vedk. - vedkjem

Jf. - jamfør

Kode politiske partiar/grupper

Ap - Arbeidarpartiet

H – Høgre

Sv – Sosialistisk venstreparti

Sp – Senterpartiet

Krf – Kristelig folkeparti

Frp - Framstegspartiet

 

 

Laster...