Utskriftsvennlig versjon

Arkivavgrensning, bevaring og kassasjon

«dokumentberg» og «informasjonsflom». Vi kan ikkje ta vare på alt materiale som vi mottek frå andre eller produserer sjølve. Aktiv dokumenthandsaming inneber å ha eit avklara tilhøve til kva for informasjon vi har bruk for, og kva for dokument vi skal ta vare på i arkiva og kor lenge vi skal bevara desse. Arbeidet med arkivavgrensing og kassasjon må ta omsyn til dei overordna måla for bevaringa som er skisserte under arkivordninga.

Arkivavgrensning

Arkivavgrensing tyder å avgrensa mengda av informasjon i arkiva ved å hindra at arkivuverdige dokument blir arkivert. Retningslinjer for arkivavgrensing er gjengitt i Forskrift om offentlege arkiv (§ 3-19). Alle offentlege verksemder som er underlagt arkivlova skal følgja desse retningslinjene.

Gode rutiner for arkivavgrensning er svært viktige dersom arkiva skal fungera som effektive basarfor erfaringsoverføring. Det gjeld derfor å vurdera materiale vi mottek frå andre, men også dokument vi produserer sjølve.

Arkivavgrensing av arkivuverdig materiale frå andre: Arkivuverdig materiale som vi mottek frå andre skal arkivavgrensast ved posthandsaminga. Hovudregelen er at dersom materialet ikkje fører til sakshandsaming og ikkje har nokon dokumentasjonsverdi for verksemda, er det arkivuverdig. Slikt materiale skiljast ut og skal ikkje journalførast. Dersom det er ynskjeleg, kan det oppbevarast utanfor arkivet. For enkelte typar materiale kan det vera aktuelt å føra eigne oversikter, til dømes over mottekne rundsrkiv, tidsskrift, bøker m.m. Elles skal arkivuverdig materiale kastast eller slettast.

Døme på arkivuverdig materiale vi mottek frå andre: Bøker, trykksaker og publikasjonar. Det er utgivar som har oppbevaringsansvaret, andre kan ta vare på eksemplara dei ynskjer i eit bibliotek, ikkje i arkivet. Årsmeldingar, rapportar, utreiingar og statistikk. Arkivet i eit organ skal nikkje fyllast opp med andres materiale og utreiingar, når dette ikkje dokumenterer eiga verksemd eller fører til sakshandsaming. Slikt materiale kan settast på eigna stad til gjennomsyn og kan kastast når det er uaktuelt. Rundskriv. Det er utgivar som har oppbevaringsplikta. Rundskriv frå andre bør oppbevarast i eigne permar organisert på utgivar og kasserast når dei blir erstatta av nyare utgåver eller er uaktuelle. Dersom rundskriv blir brukt i sakshandsaminga eller er naudsynte vedlegg i ei sak, kan ein ta kopi av førstesida som blir lagd i saka. Rundskrivet kan bevarast. Møteinnkallingar, møtereferat, særutskrifter osv. Den eininga som er tillagt sekretariatsfunksjonen har oppbevaringsansvaret. Når slikt materiale heller ikkje fører til sakshandsaming for andre verksemder, skal desse verksemdene ikkje bevara slikt materiale. Kursinvitasjonar. Arrangør har oppbevaringsansvaret. Invitasjonar sendast på sirkulasjon heller blir hengt opp på oppslagstavle. Dei kastast når påmeldingsfrista er utgått. Hugs: Kursinvitasjonar i personalmappe er verdilaus og ikkje bevis på at personen har fullført kurset. Reklame og tilbod av generell art. Dette materialet sendast til interesserte og innkjøpsansvarlege til gjennomsyn, men skal ikkje i arkivet. Reklamemateriell kan oppbevarast i eigne permar på eigna plass, og datostemplast dersom ein ynskjer det. Tilboda kastast når dei erstattast av nye eller er uaktuelle. Skriv med generell informasjon av kortvarig verdi. Materiale som er av generell karakter med svært kortsiktig interesse skal ikkje i arkivet. Som døme kan nemnast melding frå bank om opningstider eller oversikt over rutetider for kollektivtransport.

Arkivavgrensing av eigenprodusert materiale: Når sakshandsaminga er ferdig kan ein god del av det underliggjande materialet med fordel renskast bort. Dette skal som hovudregel gjerast ved arkivlegging, seinast ved bortsetting av materialet. Døme på eigenprodusert arkivuverdig materiale kan vera: Kladdenotat, utkast, klisterlappar. Når endeleg versjon er skrive kan kladd, utkast osv. hivast. Det same gjeld klisterlappar av ulike valørar. Unnatak er utkast og kladd som inneheld viktig informasjon som elles ikkje følgjer av saksframstillinga. Informasjon som skal oppbevarast for ettertida skal ikkje noterast på klisterlappar. Mellombels utgåver av bearbeida materiale. Rapportar og skjema blir ofte utarbeida i ulike variantar før endeleg utgåve ligg føre. I dei aller fleste tilfelle er det tilstrekkeleg berre å ta vare den endelege utgåva. Ekstra kopiar og gjenpartar. Svært ofte blir det teke fleire kopiar enn naudsynt for eventuell vidare bruk. Desse skal ikkje følgja sakspapira til arkivering.

Bevaring og kassasjon

Kassasjon vil seia å fjerna dokument frå arkivet etter eit visst tal år. Ein fjernar dermed materiale som i ein periode vart rekna som arkivverdig, men som så blir uaktuelt. Ved kassasjon er det difor viktig at ein har klart for seg kva for dokument dette gjeld, når desse dokumenta blir uaktuelle og kva for dokument som skal bevarast for alltid.

Retningslinjene for bevaring og kassasjon er avgjerande for kva for dokumentasjon som blir teke vare på for ettertida. For statlege verksemder har Riksarkivaren utarbeida kassasjonsreglement for eiga forvalting. Den enkelte verksemd må sjølv utarbeida kassasjonsreglar for fagsakene. Reglementet må leggast fram for Riksarkivaren. For kommunalforvaltinga er det utarbeida generelle kassasjonsreglar. Den enkelte verksemda må sjølv utarbeida spesifisert kassasjonsreglement i tråd med dei generelle bestemmelsane og andre retningslinjer som gjeld for bevaring og kassasjon. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast.

Bevaringspåbod: For visse typar arkivmateriale er det nedfelt bevaringspåbod i Arkivforskrifta §3-20. Her heiter det:

"Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast:

a)   arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført,  

b)   møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggsseriar til desse,  

c)   organets eigne årsmeldingar,  

d)   kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister,  

e)   journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister,  

f)   alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar som organet har brukt,  

g)   arkivplanar,  

h)   presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak,  

i)   kart, unnateke trykte kart utan påteikningar,  

j)   teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive,  

k)   grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval".  

Kassasjonsmetode og vurderingar: Før ein går i gang med kassasjonsarbeidet bør ein ha vurdert ulike generelle prinsipp og kriterium for kassasjon som kan forenkla arbeidet og som synleggjer kostnader. Som døme kan nemnast: Arbeid: Bør små arkivseriar bevarast uansett slik at kassasjonsarbeidet kan avgrensast? Konvertering: Kva blir kostnadene ved konvertering av edb-materialet, og må foto og film overførast til anna medium for å vera arkivbestandig? Identisk materiale: Skal gjennomgåande saker oppbevarast både ved utreiingsinstans og avgjeringsinstans ved fullført sakshandsaming? Rutinesaker: Kan rutinesaker generelt kasserast? Viktig: For å stetta behova til verksemdas, til kulturhistoria, til forskinga, og for å sikra personrettslege behov?

Det er ulike prinsipp som blir lagt til grunn for kasasjonsarbeidet. Dei to viktigaste kriteria i offentleg forvalting er: saksretta kassasjon kassasjon etter ulike utvalsmetodar

Saksretta kassasjon: Med saksretta kassasjon meines at heile sakskompleks kan kasserast ut frå at innhaldet i saka har avgrensa verdi som dokumentasjon. Til dømes: Stemmesetlar og valmateriell kan kasserast når nytt val er halde. Rekneskapsbilag kan kasserast seinast etter 10 år. Einstypeseriar med rutinemessig sakshandsaming som utbetaling av barnetrygd og folketrygd i kommunalforvaltinga kan kasserast fordi tildelinga er dokumentert av statlege instansar.

Saksretta kassasjon forutset i stor grad arkivering etter ei eller anna form for emnebasert arkivnøkkel.

Utvalskassasjon: Det er fleire former for utvalskassasjon. Prinsippet kan brukast når det berre er behov for eit representativt utval. Dette utvalet kan utgjera ca. 10 % av det aktuelle materialet, eller berre bevaring av materiale frå eit avgrensa utval av likearta verksemder. Metodane som blir brukt kan basera seg på: Utval etter dato, som i ein periode blei brukt på store personarkiv. Metoden var til dømes å bevara mapper for personar fødde 1.-11. og 21. i kvar månad og kassera resten av mappene. Periodiske utval som brukast for å bevara alt materiale kvar tiande årgang og elles bruka kassasjonsreglane på resten av materialet. Dette gjeld m.a. for søknader til barnehagar ved fylkeskommunale sosiale institusjonar. Metoden blir ofte kombinert med andre utvalsmetodar. Kvalitative utval, som til dømes er brukt på personalarkiv i kommunane. Her skal personalmapper frå rådmenn og etatsjefar bevarast, medan resten av personalmappene kan kasserast etter datoprinsippet 50 år etter at arbeidsforholdet er inngått. Regionale utval som blir brukt for å bevara materiale frå eit avgrensa utval av til dømes likearta institusjonar, medan ein kasserer arkiva frå resten av institusjonane.

Alle slike former for utvalskassasjon er sterkt omdiskuterte og må brukast med mest mogeleg varsemd dersom ein vel å bruka dei. Ein har4 grunn til å tru at framtidas kassasjonsreglar i stor grad vil sjå bort frå utvalskassasjon.

I tillegg til desse hovudmetodane opererer ein gjerne med såkalla etisk kassasjon, som dreie seg om sletting av konsesjonspliktige register. Kassasjonsfristen for slike register er å finna i konsesjonane til det einskilde register. For å sikra arkivvern og personvernomsyn er det bestemt at konsesjonspliktige personregister som er gått ut av administrativ bruk som hovudregel skal leverast til nærmaste offentlege depotordning som har konsesjon for å oppbevara desse.

Praktisk gjennomføring av kassasjonsarbeidet: Det er viktig at ein legg opp kassasjonsarbeidet etter praktiske rutiner slik at unødig plukk-kassasjon i ettertid. Kassabelt materiale skal difor i utgangspunktet skiljast frå det andre arkivverdige materialet. Metodane som blir tilrådd av Riksarkivet er: Dokument som skal kasserast skiljast ut ved arkivlegging eller bortsetting. Dokumenta stemplast med eige kassasjonsstempel. Dersom dokumentet har kassasjonsfrist etter bortsetting påførast kassasjonsår Dokumenta registrerast i journalen med registreringsår. Dokumentas leggast i eigne omslag med anna farge enn vanlege saksomslag. Ved bortsetting samlar ein kassabelt materiale i eigne boksar. Boksane merkast med arkivskapar, kassasjon og år for kassasjon. Materialet kasserast når kassasjonsfristen er innfridd etter gjeldande retningslinjer for sletting og destruering av materialet.

Eit nytt regime for bevaring og kassasjon: I Riksarkivaren sin "Rapport fra Bevaringsutvalget 2002" legg dei grunnlaget for helt nye prinsipp i arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning i Noreg. Desse prinsippa vil føre til omleggingar i det som er skildra ovanfor.

Alle rettigheter Arkivplan.no | Laget av NXC.no  Nettstedskart

Laster...