Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling - arkivpersonale sakshandsamar og leiar

Sentralarkiv/servicekontor har ansvar for å:

  • motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • betjene utlån frå arkiv/depot
  • arkivering
  • journalføre eigenproduserte dokument
  • frankere utgåande post

Sakshandsamer har ansvar for å;

  • Levere eller overføre personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
  • Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort
  • All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak, Familia, Profil, Visma velferd, Visma enterprise, Visma PPI o.l.)
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama
  • Levere fysiske originalar til sentralarkivet av alle avtalar, dokument til elevarkiv og personalarkiv i WebSak. I tillegg til og frå Profil og Familia.
  • Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering. Sjå rutiner for sakshandsamar og leiar.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar.
  • gjennomføre offentleghetsvurdering.
  • sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.

Det viste elementet har ingen underelementer.

For meir informasjon sjå Rutinar - Daglege rutinar - Postrutinar sentralarkiv - Prosedyre og rutinar for dokumenthandtering for arkiv, sakshandsamarar og leiarar.

Laster...